PENGELOLAAN PROGRAM YANG BERDAMPAK PADA MURID

 

MONITORING DAN EVALUASI

Dalam membuat program ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, seperti tahapan membuat program mulai dari perencanaan hingga monitoring dan evaluasi

monitoring adalah proses menghimpun informasi dan analisis internal dari sebuah proyek atau program. Evaluasi adalah sebuah penilaian retrospektif secara periodik pada satu proyek atau program yang telah selesai. Biasanya kegiatan evaluasi melibatkan penilai luar yang independen.

PRINSIP-PRINSIP MONITORING DAN EVALUASI

Dalam melakukan monitoring dan evaluasi, Kertsy Hobson menawaran dua belas prinsip dasar yang dapat digunakan sebagai pedoman:

Pertama, mengapa perlu melakukan monitoring dan evaluasi? Tahap awal sebelum melakukan monitoring dan evaluasi adalah mengetahui alasan mengapa monitoring dan evaluasi dibutuhkan.

Kedua adalah menyetujui prinsip-prinsip yang menjadi pedoman. Beberapa prinsip yang harus dipenuhi adalah bahwa monitoring dan evaluasi harus relevan, berguna, sesuai dengan waktu yang ditetapkan, dan kredibel.

Ketiga, menentukan program atau proyek yang perlu dimonitor. Penting untuk menentukan program atau kegiatan yang harus dimonitor berdasarkan pada tingkat prioritasnya. Dengan demikian, perlu dipikirkan program mana yang akan dinilai, untuk periode kapan, dan apakah program tersebut adalah aktivitas yang sedang berlangsung sehingga perlu dimonitoring, atau sebagai rangkaian aktivitas yang sudah selesai sehingga perlu dievaluasi.

Keempat adalah menentukan siapa saja yang terlibat dalam setiap tahapan monitoring dan evaluasi.

Kelima, adalah menentukan topik kunci dan pertanyaan untuk melakukan investigasi.. Contoh pertanyaan internal yang dapat diajukan kepada kelompok adalah: seberapa baik anggota kelompok bisa bekerja sama dalam hubungannya dengan sumber daya manusia, kepemimpinan, biaya, dan manajemen?

Keenam adalah mengklarifikasi sasaran, tujuan, aktivitas, dan langkah-langkah untuk berubah. Untuk dapat menilai kemajuan, perlu diketahui apa yang sedang diraih dan bagaimana cara meraihnya dengan kembali melihat apa yang menjadi tujuan, target, dan kegiatan yang sudah dilakukan. Beberapa konsep penting yang menjadi kunci dalam strategi dan desain program atau proyek adalah :

1.    Aim (dampak yang diinginkan), yaitu dampak akhir yang ingin diraih pada kehidupan orang lain atau lingkungan sekitar. 

2.    Objective (tujuan; outcome yang diinginkan), yaitu perubahan-perubahan yang perlu dilakukan untuk mencapai dampak yang diinginkan)

3.    Output, yaitu hasil cepat yang diraih dari satu kegiatan yang dapat berkontribusi terhadap tujuan yang ingin dicapai (objective).

4.    Activities, yaitu kegiatan program atau kegiatan proyek yang sedang dilakukan sebagai proses memperoleh output yang diinginkan.

5.    Inputs, yaitu semua yang diperlukan selama melakukan kegiatan program atau proyek, seperti manusia, keuangan, organisasi, teknis, dan semua sumber daya sosial.

Ketujuh adalah mengidentifikasi informasi yang perlu diketahui. Informasi yang diperlukan biasanya ditujukan untuk memantau atau menilai apa saja yang berubah, memahami mengapa bisa berubah, dan menginterpretasi perubahan.

Kedelapan adalah memutuskan bagaimana informasi diperoleh. Biasanya data diperoleh melalui berbagai sumber internal dan eksternal.

Kesembilan, menilai kontribusi/pengaruh yang diberikan. Bagian penting dari M&E adalah menilai pengaruh atau kontribusi kegiatan terhadap dampak atau outcome yang dapat diobservasi.

Kesepuluh adalah menganalisis dan menggunakan informasi. Tujuan utama dari monitoring adalah untuk mendukung pengambilan keputusan internal dan perencanaan sehingga dilakukan analisis secara periodik, menilai, dan menggunakan informasi tersebut

Kesebelas adalah menjelaskan data. Data yang dijelaskan sangat bergantung pada tujuan. Data disampaikan kepada pihak pemangku kepentingan yang relevan dengan data yang akan dijelaskan.

Kedua belas adalah tentang etika dan proteksi data. Dalam etika memproteksi data, semua peserta atau responden yang dilibatkan selama proses monitoring dan evaluasi wajib dijaga kerahasiaannya.

MANAJEMEN RISIKO

Manajemen risiko merupakan salah satu hal  wajib yang harus dilakukan dalam merencanakan program sekolah. Manajemen risiko haruslah menjadi satu kesatuan bagian yang tak terpisahkan dari pelaksanaan sistem manajemen di sekolah.

Risiko dalam sebuah program merupakan sebuah langkah awal yang dapat dilakukan untuk mengantisipasi segala  sesuatu yang  kemungkinan besar dapat terjadi, termasuk juga dalam merencanakan dan melaksanakan program pendidikan. Oleh karena itu, sekolah sebagai lembaga pendidikan  wajib melakukan  rangkaian analisis dan metodologi yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi, mengukur, mengendalikan dan mengevaluasi risiko yang mungkin timbul dari pelaksanaan program sekolah.

Risiko tidak dapat dihindari tetapi dapat dikelola dan dikendalikan karena apabila  risiko tidak dikelola dengan baik maka akan mengakibatkan kerugian serta hambatan,  sehingga program sekolah yang telah direncanakan  tidak berjalan dengan baik  Begitu pula sebaliknya apabila  risiko dapat  dikelola dengan baik maka sekolah dapat meminimalisir  segala kerugian yang dapat menghambat jalannya program  sekolah yang telah direncanakan. 

Pada akhirnya perubahan-perubahan yang dilakukan sekolah akan menimbulkan suatu risiko, namun tidak melakukan perubahan pun merupakan sebuah risiko oleh karena itu setiap sekolah harus mengidentifikasi risiko dan merencanakan pengelolaannya. Apabila semua sekolah dapat menerapkan manajemen risiko maka setiap kerugian akan dapat diminimalisir. Adapun tahapan manajemen risiko adalah sebagai berikut:

1. identifikasi jenis risiko, 
2. pengukuran risiko, 
3. melakukan strategi dalam pengendalian risiko 
4.  melakukan evaluasi terus-menerus, maju dan berkelanjutan